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GESTION DE PROCESOS>>

Dentro del entorno actual tan altamente competitivo, todos los negocios tienen que encontrar continuamente maneras de hacer frente al ambiente cambiante que nos rodea. Reducción de márgenes, nuevos mercados, nueva tecnologías de producción, aumento o desaceleración en la demanda, exigencias para reducir los overheads y para aumentar la eficiencia del personal, y por supuesto, clientes cada vez más exigentes, son solamente algunas de las presiones que enfrentamos día a día mientras nos esforzamos por crecer nuestro negocio.

La Gestión de Procesos (véase figura siguiente) ofrece una respuesta a estos desafíos. Proporciona los medios para asegurar que la orientación a procesos sea una de las fuerzas impulsoras en su organización, que los procesos estén en línea con la estrategia y que se ejecuten sin errores y se mejoran continuamente a fin de obtener resultados permanentes.

Como resultado, la Gestión de Procesos proporciona mejoras continuas en las siguientes áreas:

Reducción en los ciclos de trabajo
Menores Costos
Calidad mejorada de los resultados
Mayor Eficacia
Mayor Satisfacción del empleado
Mayor Satisfacción de los Cliente

La gestión de procesos no puede realizarse efectivamente a menos que ciertos aspectos básicos se hagan correctamente (ver pasos en Figura 1). Una organización en la cual la Alta Gerencia no promueve el mejoramiento de procesos está abocada al fracaso.

Gestión Estratégica de Procesos Organizacionales
La gerencia estratégica de procesos organizacionales se centra en mantener los esfuerzos de gestión de procesos en línea con la estrategia. Las tareas y los resultados claves son:

Asegúrese de que los procesos estén alineados con la estrategia.

Asegúrese también de que las posibilidades que ofrece la excelencia en los proceso sean utilizadas a nivel estratégico

Observe los cambios en el ambiente de negocios (ejemplo: una manera mejor de administrar la entrega de productos)

Supervise y analice las operaciones actuales
Asigne prioridades a los esfuerzos de mejora de procesos

Organice los proyectos de mejora y decida sobre el enfoque correcto (re-engineering o mejoras más pequeñas) para cada uno de ellos.

Gestión de Procesos Operativos
La Gestión de Procesos Operativa realiza mejoras continuas pequeñas y se cerciora de que los procesos existentes se utilizan constantemente en el trabajo diario. De esta manera se obtienen los siguientes resultados:

La documentación de los procesos está siempre disponible para quines necesiten la información.

Tiempos de reacción rápidos para las sugerencias de la mejora.

Alta motivación para continuar con el proceso, ya que se desarrolla constantemente para servir al personal de una manera mejor.

Las ventajas obtenidas de los últimos proyectos de mejora prevalecen.

Buena comprensión desde la base de cómo los procesos del negocio están funcionando realmente

Proyectos de Mejora de Procesos de Negocio

El esfuerzo para mejorar procesos se hace típicamente por proyectos. Los diversos enfoques para mejorar procesos se pueden dividir en dos categorías principales:

Re-ingeniería de Procesos del Negocio (Business Process Re-engineering - BPR) que significa e implica cambios radicales, motivados normalmente por nuevas tecnologías o por las mejores prácticas de otras organizaciones. Si un proyecto de BPR tiene éxito, el desempeño puede mejorarse dramáticamente. En muchos casos BPR significa también altos riesgos, como se ha comprobado con muchas implementaciones fallidas de Sistemas de Planificación de Recursos (ERP). Los problemas típicamente más grandes son causados por la falta de compromiso de la Alta Gerencia y la carencia de un buen sistema de comunicación.