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Extender los procesos de producción para incluir toda la cadena de valor de su empresa, empezando con el cliente y terminando en el cliente, o la inclusión del análisis y simulación de los procesos administrativos, son normalmente dos de las áreas en donde se obtienen mayores frutos en el desarrollo de procesos. Entre más avance y profundice su organización en la definición de sus procesos, mayor es su potencial. Para asegurar un desarrollo continúo y exitoso de sus procesos es necesario tener en consideración los siguientes aspectos:

Los objetivos deben ser claros y medibles
Es esencial obtener un compromiso fuerte de la alta dirección y del personal involucrado.

Su personal es la fuente más valiosa de información. Su participación genera motivación, aumenta el compromiso y asegura la aceptación a los cambios propuestos.

La comunicación apropiada es el agente generador de la participación, el compromiso y el establecimiento de objetivos

La utilización de Procesos de Negocio se puede dividir en cinco grandes pasos: orientación a procesos, documentación de procesos, análisis de procesos, desarrollo de procesos y gestión de procesos.

Cada paso se basa en el anterior como se muestra en el diagrama siguiente.

Orientación. Ayuda a entender cómo trabajan las cosas en su organización. Esta etapa revela problemas, identifica cuellos de botella e ineficiencias. Para ello, todos los procesos claves se diagraman a nivel general en un mapa o modelo de procesos. Este modelo puede consistir de pasos del proceso, funciones organizacionales, información, materiales, actividades y otros factores del proceso.

Aquí es importante definir dueños de procesos para los todos los procesos claves. De esta manera la responsabilidad por las mejoras se establece claramente desde el comienzo.

Si su organización no se administra por procesos, una forma para comenzar es con la fase de Orientación a Procesos. Los resultados claves de esta deberían ser:

La alta gerencia toma la decisión estratégica. Como resultado la iniciativa de gestión de procesos se vincula claramente a la estrategia corporativa.
Se definen los procesos claves y sus dueños.
Se establece la infraestructura básica para el modelamiento y la comunicación de los procesos
La iniciativa y los procesos claves se comunican de manera apropiada al personal.

La orientación a los procesos también contribuye a un mayor entendimiento de las metas de la organización, de los resultados de la mismas y de los roles que los individuos desempeñan. Pero lo más importante es la noción de que los procesos y el resultado de los mismos no son elementos aislados que representan las funciones individuales de la organización, sino que constituyen la interfase real con los clientes de la empresa.

Documentación. Básicamente implica extender el nivel general anterior y producir documentos gráficos detallados o mapas de procesos. Cuando se generan gráficos detallados de los procesos el mismo sentido común de las personas normalmente da lugar a ideas y mejoras.

Este paso contribuye a la comunicación y al entendimiento de la organización pues los documentos se hacen accesibles a todos los involucrados y se establece un ciclo de retroalimentación, actualización y mantenimiento.

Es importante mantener los documentos de los procesos actualizados y accesibles a todos los interesados. El hacer esto aumenta de manera significativa la calidad y la eficiencia de los procesos. La documentación con altos estándares de calidad es parte vital de la Gestión de Procesos. La documentación de todos los procesos en la organización es un elemento que ayuda de manera importante a una comunicación efectiva. El mayor reto que enfrentan las organizaciones en este aspecto es mantener actualizados los documentos y hacerlos accesibles a todos aquellos que están involucrados. Una gran herramienta de ayuda para mantener actualizada la documentación es la Intranet de la empresa. La documentación es un elemento crucial en el desarrollo de proyectos de control de calidad, por ejemplo cuando se está implementado ISO 9000/14000 o Six Sigma.

Análisis. Una vez que los procesos básicos se han definido y documentado, el esfuerzo se centra en el análisis de los procesos. Este se realiza creando un sistema de medición, analizando los procesos y vinculando este análisis a otros sistemas. Primero se genera el sistema de análisis: se definen tiempos de proceso, calidad, factores de costos y su influencia en el proceso. Normalmente estas medidas están conectadas con los sistemas de medición del desempeño (por ejemplo Balanced Scorecard) o con los sistemas de Gestión de Costos (Por ejemplo Costeo y/o Gerencia Basado en Actividades) y obtiene los datos básicos de los sistemas transaccionales de la organización. Cuando se analizan los procesos basados en las mediciones establecidas, surgen generalmente áreas problemas, o áreas con un potencial importante de mejoramiento. Entonces se obtienen los datos relevantes, se procesan y se presentan en formatos gráficos que permiten visualizar las posibilidades de mejora.

Desarrollo. En este paso la organización adopta un enfoque de mejora continua y racional de sus procesos apoyando la utilización a todo nivel de los procesos del negocio. Esto incluye el análisis permanente de los procesos existentes, la mejora continua, la definición de nuevos modelos y procesos de operación, su automatización y posterior validación. La etapa de desarrollo también puede darse en la forma de re-ingeniería de procesos en la cual la organización realiza un completo rediseño de uno o varios de sus procesos claves y generalmente los automatiza de manera importante; por ejemplo mediante un nuevo sistema ERP.

Gestión. Consiste en la mejora permanente de los procesos, sus métodos de desarrollo y desempeño, basada en la administración estratégica de los mismos. Por lo tanto es lógico combinar esta etapa con el sistema de medición de desempeño (Balanced Scorecard) y con otros sistemas como el de Gestión de Costos (ABC / ABM). La gestión de procesos debe acompañarse de otras metodologías como: benchmarking, utilización efectiva de las mejores prácticas, gestión del cambio y mejora continua de los costos.

Construir un modelo de procesos puede solucionar muchos problemas que se ocultan al punto de vista de la Administración tradicional. Un modelo de procesos se diseña para ayudar a todas las personas de la organización a entender el todo y el rol que cada una de ellas juega. La construcción de tal modelo requiere de trabajo en equipo con el fin de asegurar que todo el conocimiento disponible se utilize en el modelo. Un modelo básico puede consistir de muchos elementos, por ejemplo: actividades específicas, pasos del proceso, funciones organizacionales, información y materiales. El modelo puede también incluir notas acerca de problemas potenciales en el proceso, ideas para su mejoramiento y otro tipo de comentarios.